Registro de jornada: los cambios que vienen

El registro de jornada volverá a ser protagonista en los próximos meses.

El Gobierno ha preparado un borrador de Real Decreto que desarrolla cómo deberá realizarse el registro horario en las empresas. Aunque todavía no está aprobado, el texto permite hacerse una idea bastante clara de hacia dónde puede avanzar la normativa.

Si finalmente sale adelante, muchas empresas tendrán que revisar cómo registran actualmente la jornada de sus trabajadores.

Lo primero: todavía no ha entrado en vigor

Es importante dejarlo claro.

Actualmente hablamos de un borrador. Por tanto, las obligaciones definitivas podrían cambiar durante su tramitación.

Aun así, conocer las líneas generales permite anticiparse y evitar improvisaciones cuando se publique el texto definitivo.

El registro de jornada sería digital

Uno de los cambios más relevantes es que el registro de jornada tendría que realizarse mediante medios digitales.

El uso de sistemas alternativos quedaría reservado para situaciones excepcionales, como una incidencia técnica. En estos casos, la información tendría que incorporarse posteriormente al sistema digital.

Esto afectaría especialmente a las empresas que todavía utilizan hojas en papel, plantillas impresas o registros firmados manualmente.

Ya no bastaría con registrar la entrada y la salida

El borrador plantea un registro de jornada mucho más completo.

Además de la hora de inicio y finalización, el sistema tendría que recoger información como:

• La identificación de la persona trabajadora.
• El tipo de jornada y el horario aplicable.
• La hora y el minuto exactos de inicio y finalización.
• Las pausas que no tengan la consideración de tiempo de trabajo efectivo.
• La modalidad de trabajo presencial o a distancia.
• Las horas ordinarias, extraordinarias o complementarias.
• Los tiempos de espera o disponibilidad que no sean trabajo efectivo.
• Las medidas de conciliación, flexibilidad o distribución irregular de la jornada.
• Las modificaciones realizadas en el registro.

En la práctica, dejaría de ser un simple control de entrada y salida para convertirse en un sistema mucho más detallado.

Las modificaciones tendrían que dejar rastro

Otro punto importante es la fiabilidad del sistema.

Los registros tendrían que ser objetivos, fiables y accesibles. Además, cualquier modificación debería quedar reflejada, indicando quién la ha realizado y manteniendo un historial de los cambios.

La persona trabajadora debería realizar sus propios registros de forma personal, directa e inmediata.

Esto significa que la empresa no debería poder modificar una jornada sin control ni trazabilidad.

El trabajador tendría más acceso a sus datos

El borrador también refuerza el acceso de las personas trabajadoras a la información.

Entre otras medidas, se prevé que cada trabajador pueda consultar sus registros y obtener una copia de forma inmediata.

Además, la empresa tendría que entregar un resumen mensual del registro de jornada junto con la nómina.

La representación legal de los trabajadores también podría acceder a la información, aplicando las medidas necesarias para proteger los datos personales que no resulten relevantes.

La Inspección de Trabajo podría acceder de forma inmediata

El sistema tendría que permitir el acceso de la Inspección de Trabajo tanto de forma presencial como remota.

La información debería estar disponible en un formato legible, tratable y de uso generalizado.

Por tanto, no bastaría con disponer de datos almacenados en un sistema cerrado o difícil de consultar.

No bastaría con instalar un programa

Uno de los errores más habituales es pensar que comprar un software resuelve por sí solo el registro de jornada.

El borrador va más allá.

La empresa tendría que elaborar un protocolo interno que explique cómo funciona el sistema, cómo deben realizarse los registros, cómo se gestionan las incidencias y cómo se revisa periódicamente su funcionamiento.

También tendría que informar y formar a la plantilla. El tiempo dedicado a esta formación se consideraría tiempo de trabajo y su coste no podría recaer sobre el empleado.

Protección de datos y registro de jornada

La digitalización del registro no elimina las obligaciones en materia de protección de datos.

El sistema utilizado tendrá que respetar la intimidad de los trabajadores y aplicar criterios de necesidad, proporcionalidad y minimización de datos.

No se trata de recopilar toda la información posible, sino únicamente la necesaria para gestionar y acreditar correctamente la jornada.

También habrá que controlar quién puede acceder a los registros, durante cuánto tiempo se conservan y qué medidas de seguridad se aplican.

¿Qué pueden revisar ya las empresas?

Aunque el Real Decreto todavía no esté aprobado, este puede ser un buen momento para revisar el sistema actual.

Conviene hacerse algunas preguntas:

• ¿Seguimos utilizando registros en papel?
• ¿El sistema permite registrar pausas, incidencias y diferentes tipos de horas?
• ¿Existe un historial de modificaciones?
• ¿Los trabajadores pueden consultar fácilmente sus registros?
• ¿Se controla quién puede acceder a la información?
• ¿El registro cumple con la normativa de protección de datos?
• ¿Existe un protocolo interno conocido por la plantilla?

Responder a estas cuestiones permitirá detectar carencias y prepararse con más tranquilidad.

Prepararse sin precipitarse

Todavía habrá que esperar al texto definitivo para conocer exactamente cómo quedará regulado el nuevo registro de jornada.

Por eso, no se trata de cambiar de sistema de forma precipitada, sino de comprobar si la solución actual podría adaptarse a los requisitos previstos.

Todo apunta a que las empresas necesitarán sistemas digitales más completos, accesibles y con una mayor trazabilidad.

En DAXIA creemos que cumplir la normativa no consiste simplemente en instalar una aplicación. Lo importante es implantar un sistema que funcione en el día a día, respete la protección de datos y permita trabajar con tranquilidad.

Mejor revisar las cosas con tiempo que tener que improvisar cuando la obligación ya esté en vigor.